Hello everyone,
We are currently facing a challenge with time tracking in Personio and would like to know how you handle this—and at the same time bring this issue to Personio's attention.
Specifically, the issue is this:
There is currently no way to limit the start and end times for ongoing daily time tracking. A limitation (e.g., “only recordable within the actual time of day”) can only be set retroactively – not for the current day.
This means:
Employees can adjust their current working hours as they wish. In our view, this opens the door to conscious or unconscious inaccuracies and makes time tracking less audit-proof.
According to support, the only solution would be to switch completely to terminals. However, this is not practical for us, as many of our employees work from home or are on business trips – they would then have no way of recording their time.
Our questions to you:
- Have you found a workaround for how to solve this issue organizationally or technically?
- Are there any processes or technical tools you use to counteract this?
- How do you ensure transparency and fairness in time tracking in this context?
We would be very happy if others affected by this issue would address it directly in the Personio feedback portal—the more feedback we send, the higher the chance of a product improvement soon!
Thank you in advance for your input!
Best regards,
Roman
Translated with technology
Hallo zusammen,
wir stehen aktuell vor einer Herausforderung mit der Zeiterfassung in Personio und würden gerne wissen, wie ihr das handhabt – und gleichzeitig Personio auf das Thema aufmerksam machen.
Konkret geht es darum:
Es gibt derzeit keine Möglichkeit, die Start- und Endzeit der laufenden Tageszeiterfassung zu begrenzen. Eine Limitierung (z. B. „nur innerhalb der tatsächlichen Uhrzeit des Tages erfassbar“) ist nur rückwirkend einstellbar – nicht für den aktuellen Tag.
Das bedeutet:
Mitarbeitende können ihre aktuelle Arbeitszeit beliebig anpassen. Das öffnet aus unserer Sicht Tür und Tor für bewusste oder unbewusste Ungenauigkeiten und macht die Zeiterfassung weniger revisionssicher.
Die einzige Lösung laut Support wäre, vollständig auf Terminals umzusteigen. Das ist für uns jedoch nicht praktikabel, da viele unserer Mitarbeitenden im Homeoffice oder auf Dienstreisen sind – sie hätten so keine Möglichkeit zur Zeiterfassung.
Unsere Fragen an euch:
-
Habt ihr einen Workaround gefunden, wie ihr dieses Thema organisatorisch oder technisch gelöst habt?
-
Gibt es Prozesse oder technische Tools, mit denen ihr hier gegensteuert?
-
Wie stellt ihr in diesem Kontext Transparenz und Fairness in der Zeiterfassung sicher?
Wir würden uns sehr freuen, wenn auch andere Betroffene dieses Thema direkt im Personio Feedback-Portal adressieren – je mehr Rückmeldungen, desto höher die Chance auf eine baldige Produktverbesserung!
Danke euch im Voraus für den Austausch!
Viele Grüße
Roman