Hi Tim,

I think creating an absence type ‘Work from home’ will do the trick. So the employee needs to request thise absence type is he/she/x works from home. At the end of the month you see how many of these absence days an employee has registered so you can pay these. Still a little bit of manual because you need to calculate it yourself. :)

Kind regards, Marielle

Thanks Marielle, 

I considered that one as well but I am still hoping to find an easier and less manual way of processing this. Doesn’t have to be in Personio so I am open to any other ideas :)

Regards, Tim

Hi Tim!

I would like to answer in Dutch, that makes it a bit easier. If you prefer English, let me know!

In onze organisatie hebben we het volgende beleid: je werkt 50% van je tijd thuis en 50% op kantoor. We hebben dit beleid samen met onze werknemers opgesteld. 

Vervolgens hebben we op jaarbasis voor iedereen berekend wat deze aan tijd thuis zou moeten werken en wat op kantoor. Vervolgens hebben we het volledige bedrag door 12 gedeeld, en krijgt iedereen een vast maandbedrag als thuiswerkvergoeding. Op deze manier hoef je alleen in de salarisadministratie wijzigingen door te voeren wanneer iemand minder of meer uren gaat werken. Daarnaast hoeven je collega's niet alles door te geven en hoeven manager het ook niet te controleren. Scheelt veel tijd!

Collega's kunnen ervoor kiezen om een extra dag thuis te werken of een extra dag op kantoor. Dat is aan hen. Wij houden ons wel aan ons beleid, omdat we het vanuit ons eigen perspectief belangrijk vinden dat collega's wel naar kantoor komen. Door dit beleid aan te houden, stimuleren we de collega's om ook op wekelijkse basis naar kantoor te komen. 

Mijn advies - check bij je collega's hoe vaak zij zelf naar kantoor willen komen en hoe vaak ze thuis willen werken. Betrek hen bij het beleid en vooral ook wat voor hen het voordeel is. Niemand wil meer administratie . Haal daar een percentage uit hoe vaak ze thuis blijven in de week. Pak vervolgens dit percentage om het vaste maandelijkse bedrag uit te rekenen. 

Hi Wendy!

Dank voor je reactie.

Wij overwegen om eenzelfde constructie te hanteren op basis van het gemiddeld aantal dagen op kantoor/thuis. Bij ons werken we minimaal 2 dagen per week op kantoor. De overige dagen zijn flexibel. 

Hoe gaan jullie dan om met mensen die fulltime naar kantoor komen? Stel een medewerker heeft 20 euro reiskosten per dag en werkt 5 dagen per week op kantoor. De 2 euro thuiswerkvergoeding weegt dan niet op tegen de 20 euro reiskosten.

Hi Tim,

Bij ons staat de reiskostenvergoeding los van de thuiswerkvergoeding.

Wij hebben in ons beleid opgenomen dat als iemand fulltime naar kantoor gaat, dat deze geen aanspraak kan maken op de thuiswerkvergoeding. We hebben deze afspraak ook afzonderlijk met de werknemers gemaakt die fulltime naar kantoor komen. Mocht iemand dan toch eens een dag thuiswerken, dan is dat de eigen verantwoordelijkheid.

Mocht het bij ons eens voorkomen dat een collega ipv 2 dagen op kantoor, 3 dagen thuis opeens 5 dagen op kantoor is, dan heeft deze persoon als nog recht op de thuiswerkvergoeding en de reiskosten. Mogelijk dat de werknemer namelijk een andere week weer eens de hele week thuis werkt. 

Wij willen voornamelijk zo min mogelijk registratie en controle op die registratie, dat kost uiteindelijk meer tijd en geld, dan dat je als bedrijf eens een keer dubbele kosten maakt. 

Helder, bedankt voor je reactie!