Hello,
For a funding project, we need monthly signed timesheets of the employees funded by the project. I have found 2 ways to export the timesheets per employee:
- (a) via timesheet export per month & employee directly into their pers. attendance area
- a lot of manual work
- generates PDFs for download (no automatic saving in the corresponding document area)
- each timesheet must be released individually for signing (again: a lot of manual work)
- (b) via Reports / Attendance Period per employee:in & tracking Period (&Project)
- only generates Excel/CSV files
- poor presentation in terms of clarity (no automatic clustering by day) → lots of manual rework
- here again: first download, then upload the file
Conclusion:
- both ways still generate a lot of manual work, which is not appropriate for our company with a high degree of automation (& not up to date for 2024)
- In addition, solution 1 suggests that an autom. Process is implemented in the background, but cannot be adjusted
- The question arises as to why documents generated in Personio are not automatically saved in the corresponding document area of the respective employee, but instead a manual download and upload is necessary, especially if a file is generated in the corresponding employee profile itself (solution (a))
Do you have any tips on what I may have overlooked in my research or how to automate this process directly in Personio?
I look forward to any tips and solutions - thank you!
-- Post translated with translation tool. See original message below --
Hallo,
für ein Förderprojekt benötigen wir monatl. unterschriebene Stundenzettel der durchs Projekt geförderten Mitarbeiter:innen. Ich habe für den Export der Stundenzettel je Mitarbeiter:in 2 Wege gefunden:
- (a) via Time-Sheet Export je Monat & Mitarbeiter:in direkt in deren pers. Anwesenheit-Bereich
- viel händische Arbeit
- generiert PDFs zum Download (kein automatisches Speichern im entspr. Dokumentenbereich)
- jedes Time-Sheet muss einzeln zur Unterzeichnung freigegeben werden (wieder: viel händische Arbeit)
- (b) via Reports / Attendance Period je Mitarbeiter:in & tracking Period (&Projekt)
- generiert lediglich Excel/CSV Dateien
- schwache Darstellung bzgl. Übersichtlichkeit (kein autom. Clustern nach Tagen) → viel händische Nacharbeit
- hier wieder: erst Download, dann Upload der Datei
Fazit:
- beide Wege generieren immer noch einen Haufen händische Arbeit, was für unser Unternehmen mit hohem Automatisierungsgrad nicht zweckgemäß (& für 2024 nicht zeitgemäß) ist
- Außerdem suggeriert Lösung 1, dass im Hintergrund ein automat. Prozess implementiert ist, der jedoch nicht adjustiert werden kann
- Frage kommt auf, wieso in Personio generierte Dokumente nicht automatisch im entspr. Dokumenten-Bereich der jew. Mitarbeiterin oder des jeweiligen Mitarbeiters gespeichert werden, sondern ein manueller Down- und wieder Upload notwendig ist, besonders wenn eine Datei im entspr. Mitarbeiter:innenprofil selbst generiert wird (Lösung (a))
Habt ihr Tips, was ich bei meiner Recherche evtl übersehen habe oder wie man diesen Prozess direkt in Personio automatisieren kann?
Freue mich über Hinweise und Lösungen - Danke!
